Cum să reduceți costurile de management al documentelor

”Vă rog să așteptați puțin, trebuie să găsesc dosarul!” De câte ori n-ați auzit această expresie? Este greu de crezut că în ziua de azi o organizație mare poate gestiona fizic, pe suport de hârtie, un volum uriaș de date. Sigur ar consuma enorm de mult timp și și-ar îngreuna nejustificat activitatea. De aceea, un sistem informatic de management al documentelor este absolut necesar. Și atunci când acest sistem este unul în cloud, avantajele vin negreșit. Iată ce ne spune Ionuț Arsene, project manager la SIVECO Romania.

Actualizările aduse soluției de management al documentelor au fost făcute după prospectarea pieței?

Ionuț Arsene: În IT update-urile sunt uzuale și constante. Ținem pasul cu nevoile clienților noștri și le oferim acum SIVADOC Mobile. Practic, angajații și managerii pot accesa informațiile de oriunde, oricând, au la dispoziție fluxuri de lucru clare, rapide și simplu de folosit, bazate pe formulare.

Am creat această facilitate care a fost foarte bine primită. De altfel, noi avem o experiență de peste 12 ani în dezvoltarea și implementarea sistemului SIVADOC care asigură managementul tuturor documentelor, e-mailurilor și fluxurilor de lucru. Soluția este disponibilă „on premises” (instalată pe echipamentele de la sediul clientului) și în cloud ca SaaS – software as a service.

Avantajele vin imediat?

Ionuț Arsene: Managementul documentelor nu înseamnă doar înregistrarea electronică a informațiilor. E mai mult decât atât. E un control pe care îl ai asupra documentelor pe întreg ciclul lor de viață, de oriunde și oricând.

Sigur, cu această soluție, companiile obțin o reducere semnificativă a costurilor și în același timp se optimizează procesul de distribuire a sarcinilor de lucru către colegi.

Totul capătă o dinamică avantajoasă: ești mereu conectat la spațiul tău de lucru, există o sincronizare în timp real fie că ești la birou, în ședință sau în delegație, transferul de date este rapid, cu costuri reduse, documentele sunt ”transportate” între sucursale doar electronic, totul ”se mișcă”rapid, sigur, fără alte costuri operaționale.

Aplicația permite utilizatorilor să navigheze în depozitul de documente și să previzualizeze instantaneu documentele, fără a le descărca. Caracteristica de zoom facilitează vizualizarea de documente și imagini de pe dispozitivul mobil.

E nevoie de o pregătire a utilizatorilor?

Ionuț Arsene: Totul e foarte simplu. Documentele pot fi descărcate și deschise în aplicația de editare a textului direct de pe dispozitivul mobil și apoi salvate de utilizator în SIVADOC Project:Cloud. Conținutul nou, cum ar fi biblioteci de imagini și documente, poate fi încărcat de pe dispozitivul mobil direct în depozitul SIVADOC în cloud, rapid și ușor.

SIVADOC Mobile oferă posibilitatea de partajare a documentelor cu membrii echipei, cum ar fi vizualizarea și adăugarea de comentarii, schimbul de documente, imagini și conținut.

Accesul facil la aceste informații nu creează o vulnerabilitate?

Ionuț Arsene: Nu, pentru că accesul este securizat, e disponibil doar persoanelor autorizate, care primesc drepturi diferențiate în funcție de rol.