Implementare de succes la stat? Da, se poate!

Neumorni Yugo | 1 Jun 2017

Compania Hidroelectrica a fost declarată câștigătoare la categoria implementare rapidă (Fast Delivery) în cadrul SAP Quality Awards 2017, pentru implementarea, într-o perioadă minimă de 9 luni de zile, a unui sistem de planificare a resurselor bazat pe tehnologia SAP ERP. Despre abordarea inovatoare care a dus la succesul acestui proiect, dar și despre rolul CIO în contextul transformării digitale, a avut amabilitatea să ne vorbească Yugo Neumorni, IT Director, Hidroelectrica.

IT Trends: Cum se integrează implementarea sistemului ERP de la SAP în strategia de transformare digitală a Hidroelectrica? Cât de pregătite sunt, în general, companiile româneşti să îmbrăţişeze transformarea digitală?

Yugo Neumorni: Proiectul de implementare ERP se încadrează în strategia companiei de transformare profundă odată cu intrarea în insolvenţă şi el a avut rolul de a informatiza, înainte de a digitaliza, şi de a aduce transparenţă şi vizibilitate în procesele de afaceri ale companiei, în special din perspectiva potenţialei listări la bursă.

Este greu să vorbeşti despre digitalizare în companile statului, acolo unde hârtia semnată olograf este în continuare regele neîncoronat al comunicării interdepartamentale. Până şi comunicarea pe mail în companiile de stat are mai degrabă un rol operaţional minor. Interesant este că noi vorbim în conferinţele şi în cluburile IT despre „inteligenţă artificială”, inteligenţă cognitivă dar, din păcate, destule instituţii au rămas captive într-un trecut „pre-digital”. Eu cred că profesioniştii IT sunt foarte pregătiţi pentru transformarea digitală, mult mai pregătiţi decât bugetele sau chiar unii executivi. Digitalizarea este însă un proces ireversibil care va cuprinde succesiv toate companiile şi mediul de afaceri.
IT Trends: Ce reprezintă acest proiect pentru piaţă IT din România, cât a durat implementarea, cum s-a desfăşurat şi care au fost costurile?

Y.N.: Acest proiect este deja un reper pentru piaţa IT din România în primul rând pentru perioada de implementare, pentru bugetul proiectului şi pentru succesul implementării, validat în final prin obţinerea premiului la SAP Quality Awards. Dacă atunci când am venit în Hidroelectrica bugetul proiectului fusese redus succesiv de către Administratorul Judiciar de la o valoare iniţială de 9 milioane până la 5 milioane, eu am propus un buget de 3,5 milioane euro iar proiectul fost adjudecat pentru mai puţin de 1,7 milioane euro fără componenta hardware. Aceasta include toate costurile posibile pe un orizont de 4 ani, dintre care, mai puţin de 1 milion sunt serviciile de implementare şi licenţele iar 0,7 mil. potenţiale costuri de mentenanţă, suport şi dezvoltare pe 3 ani. Cifrele nu ar spune mare lucru dacă nu am menționa că este vorba de spre 300 de utilizatori dar, mai ales, că sunt implementate 11 module SAP, care acoperă toate ariile de activitate, financiar, producţie, mentenanţă, proiecte, trading, achiziţii, logistică inclusiv personal şi salarizare.

Proiectul a demarat în aprilie 2016 iar în luna septembrie a aceluiaşi an operam deja în SAP cu modulele financiare şi de resurse umane. În ianuarie 2017 am lansat oficial toate modulele, cu o lună mai devreme decât era planificat, iar în 31 martie am finalizat proiectul după 3 luni de stabilizare.
Proiectul aduce în atenţia comunităţii IT câteva repere importante: preţul licenţelor, preţul obţinut pentru man-day (zi-om) dar şi metodologia de abordare a proiectului în două etape şi cu înglobarea bunelor practici. Spre exemplu, am insistat să livrăm în două etape cu o fază rapidă de implementare a modulelor financiare, care ne-a adus o victorie rapidă (un „quick win”) şi multă încredere pentru utilizatorii cheie ai modulelor tehnice. După prima etapă în care financiarul şi resursele umane au dus greul, restul echipei a înţeles că proiectul se poate materializa şi au prins încredere. Lansarea tuturor modulelor într-o singură etapă, element care a fost susţinut de mulţi specialişti, ar fi creat mult haos în organizaţie şi şansele de respingere de către utilizatori erau mult mai mari.

O altă idee care merită reţinută a fost că, împreună cu consultantul independent, am decis să înglobăm cele mai bune practici („best practices”) ale platformei SAP şi să facem cât mai puţine customizări. Practic, am hotărât să aliniem procesele de business ale companiei la SAP şi nu invers cum se întâmplă în marea majoritate a proiectelor. Orice customizare de software şi deviaţie de la best practices generează costuri ascunse de întreţinere a proiectului. Mă felicit şi acum că am rezistat presiunilor şi am insistat pentru zona standard de bune practici.

Este, de asemenea, demnă de remarcat obligativitatea câştigătorului de a deschide o poliţă de asigurare de răspundere profesională, aşa zis „mal-praxis”, suplimentar garanţiei de bună execuţie de 10% care se reţine prin lege. Prin această poliţă, Hidroelectrica s-a asigurat că în situaţia în care implementarea eşuează îşi va recupera toţi banii cheltuiţi. Asigurarea se putea activa în orice fază a proiectului dacă consideram că nu se respectă graficul de execuţie sau proiectul are şanse de derapaj.
Sistemul de punctaj al licitaţiei a fost cheia de boltă a acestui proiect, iar el a fost construit astfel încât să ne permită să delimităm platformele tehnologice puternice şi implementatorii serioşi, dar şi de a clarifica costurile ascunse ale proiectului, costurile de postimplementare plus alte problematici. Acesta merită studiat în detaliu de către comunitatea IT şi de business, pentru că el se poate aplica conceptual la orice proiect cu complexitate ridicată, atât în mediul privat cât mai ales în mediul public.

IT Trends: Ce rol aţi jucat, în calitate de CIO, în implementarea proiectului şi cum a decurs comunicarea cu conducerea Hidroelectrica?

Y.N.: Am venit la Hidroelectrica ca să demonstrez că şi în instituţiile publice se poate implementa un proiect complex, într-o manieră corectă, într-un buget corespunzător şi utilizând toate bunele practici. În calitate de preşedinte al CIO Council am vrut să arăt că în mediul public sunt profesionişti autentici, care au nevoie doar de un lider pentru a fi puşi în valoare.
Ca director de proiect am fost direct responsabil de acesta şi, împreună cu consultantul Incite Development, care m-a sprijinit pe tot parcursul proiectului, am stabilit toată strategia de implementare de la caiet de sarcini până la ultimul livrabil. În faza de implementare am controlat fiecare fază a proiectului alături de echipa de Quality Assurance şi am intervenit ori de câte ori au apărut blocaje.

Evident că acest proiect nu ar fi avut nici o şansă fără o echipă de oameni admirabili din interior în special de la Financiar, resurse umane şi zona tehnică. Pot spune că am avut un mare noroc să am alături de mine manageri dedicaţi, responsabili, care în majoritatea lor au acordat sprijin total proiectului. Cu deputy-ul de la Financiar, un tip genial, aş merge oricând, cu ochii închişi la orice proiect similar.

Conducerea a fost de asemenea implicată, a menţinut o presiune constantă şi a ne-a comunicat în permanență că eşecul nu este o opţiune. S-a muncit zi şi noapte în ritm spartan ca să ne putem încadra în graficul de proiect. Singurul regret pe care îl am este că nu au fost acordate compensaţii materiale pentru eforturile uriaşe ale echipei de proiect din cauza unor proceduri administrative.
Trebuie punctat şi rolul furnizorului IBC, care şi-a îndeplinit obligaţiile cu un real profesionalism şi care şi-a pus toate resursele umane şi experienţa la dispoziţia noastră.

IT Trends: Cum arată în prezent Hidroelectrica după implementarea sistemului ERP de la SAP?

Y.N.: Sistemul informatic implementat în cadrul Hidroelectrica a adus tot setul de avantajele pe care un proiect de tip ERP, correct implementat, le aduce unei organizaţii. Vorbim despre uniformizare şi optimizare a proceselor, securitate, auditabilitate, trasabilitate, non-repudiation s.a.m.d. Înainte de toate însă el a aliniat sistemul informatic la cerinţele de business oferind suportul pentru centralizarea serviciilor şi pentru listarea la bursă. Până la implementarea noului sistem ERP în fiecare sucursală exista un sistem informatic învechit, care avea propria bază de date şi care acoperea zona financiar contabilitate şi limitat mentenanța. Centralizarea datelor financiare se realiza la Bucureşti în special prin operaţiuni manuale în sisteme de tip Excel.
Prin implementarea ERP am adus multă vizibilitate şi încredere asupra datelor financiare pentru acţionariat, potenţialii investitori, iar conducerea a obţinut totodată un set de instrumente decizionale importante. Vă dau exemplu zona de achiziţii. Anterior implementării sistemului ERP nu aveai o imagine clară asupra procesului de achiziţie şi asta pentru că fiecare sucursală îşi înregistra achiziţiile în fişiere tip Excel. Era extrem de anevoios, sau chiar imposibil, să ai o statistică cu preţurile cu care achiziţionează sucursalele un anumit produs. De asemenea, nu aveai o statistică cu preţurile istorice de achiziţie ale materialelor în ultimii ani pentru raţiuni de planificare bugetare. Astăzi, pe lângă că procesul de achiziţie în sine s-a centralizat, conducerea poate obţine absolut orice informaţie despre orice achiziţie derulată centralizat sau local în sucursale. Orice deviaţie de la un preţ de referință mediu al unei achiziţii se poate sesiza imediat şi investiga dacă este nevoie. Dintr-o dată ai o imagine imediată, clară şi veridică asupra contractelor, achiziţiilor, vânzărilor, planificarea mentenanței şi a tuturor celorlalte procese. Mai sunt însă multe de făcut şi de optimizat, iar beneficiile implementării vor începe să fie din ce în ce mai vizibile în perioada următoare.

IT Trends: Ce ne puteţi spune despre premiul SAP Quality Awards 2017 obţinut de Hidroelectrica?

Y.N.: Proiectul a fost premiat de către SAP în cadrul competiţiei SAP Quality Awards 2017 cu medalia de aur în categoria Fast Delivery (Implementare rapidă) în zona CEE. Este prima şi unica medalie obţinută de o companie din România sau de un proiect de implementare SAP românesc în cei 9 ani de când se decernează acest trofeu. Mai mult, vom intra automat cu acest proiect în competiţia worldwide în 2018, unde îmi doresc de asemenea să câştigăm. Premiul a fost acordat de către un juriu internaţional format din consultanţi economici independenţi şi specialişti SAP, toţi străini, în urma unei sesiuni online, în care a fost disecat proiectul şi ne-au asaltat cu întrebări.
IT Trends: În altă ordine de idei, care au fost cele mai importante teme dezbătute la cea de a 5-a ediţie CIO Conference şi cum ar trebui redefinit rolul CIO în noul context de business?

Y.N.: La a 5-a ediţie a CIO Conference organizată de CIO Council am încercat să desluşim cât mai bine viitorul digital al afacerilor şi companiilor, direcţiile către care se îndreaptă societatea datorită tehnologiei, schimbările ce vor apare pe piaţa forţei de muncă, transformare digitală sau inteligenţă artificială. Ne-am pus de asmenea întrebarea care va fi rolul CIO în viitor şi toată lumea a fost la unison că acum, CIO au o mare oportunitate de a fi liderii transformării digitale. Este, aşadar, momentul că CIO să fie principalul acţionar al revoluţiei digitale.

Cursurile Agora

Alege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferintaAlege conferinta
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 1 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: București
  • Când: în curând
  • Info: 2 zile
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 1 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora
  • Unde: Bucharest, Romania
  • Când: în curând
  • Info: 2 day course
Participa la curs
Cursul Agora

Cea mai recentă conferinţă Agora

12 decembrie 2017

Data Centers & IT Infrastructure Management

Data Centers & IT Infrastructure Management

Viitorul este în cloud, mobil și social. Fenomenul Internet of Things devine și el realitate. În 2020 pe glob vor exista 50 de miliarde de dispozitive, care vor produce 35 zettabytes de [...]

 
Fii la curent cu ultimele noutati agora.ro!